E-Rechnungspflicht – Alle Informationen auf einen Blick
E-Rechnung: Informationen für unsere Lieferanten
Ab dem 01.01.2027 sind Rechnungen unserer Geschäftspartner als elektronische Rechnung (E-Rechnung) an uns zu übermitteln. Auf dieser Seite finden Sie alle relevanten Informationen zu Zeitplan, Formaten, Übermittlung, Pflichtangaben und Sonderfällen.
Zeitplan und gesetzliche Grundlage
| Datum | Was gilt gesetzlich |
| Seit 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können |
| 01.01.2027 | Verpflichtende Rechnungsstellung als E-Rechnung für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro |
| 01.01.2028 | Grundsätzliche Pflicht zur Nutzung der E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze |
Ab dem 01.01.2027 nehmen wir Rechnungen inländischer Lieferanten nur noch als E-Rechnung entgegen, sofern diese gemäß Umsatz zum Versand verpflichtet sind.
Hinweis für Lieferanten mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz: Die gesetzliche Ausstellungspflicht greift für Sie 2027 noch nicht. Sie können uns Ihre Rechnungen dennoch schon jetzt als E-Rechnung senden.
- Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt.
- Sie wird elektronisch übermittelt und ist maschinell verarbeitbar.
- Grundlage ist die europäische Norm EN 16931 (festgelegt im Rahmen der Richtlinie 2014/55/EU).
- Herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten sind nicht mehr zulässig.
Wir akzeptieren E-Rechnungen ausschließlich in folgenden Formaten:
| Format | Akzeptierte Profile |
| ZUGFeRD / Factur-X | EN 16931, EXTENDED |
| XRechnung | XRechnung (aktuelle Version) |
Nicht akzeptiert: Die Profile MINIMUM, BASIC und BASIC WL sind im B2B-Kontext gesetzlich nicht ausreichend und werden entsprechend von uns abgelehnt.
Wir bevorzugen die Zusendung im Format ZUGFeRD (aktuelle Fassung)
Vorteile im ZUGFeRD-Format:
- Automatisierte Übernahme in unsere Buchhaltung durch die strukturierten XML-Daten
- Systemunabhängige Lesbarkeit und Prüfung, da die Datei zusätzlich eine klassische PDF-Ansicht enthält
Weiterführende offizielle Informationen finden Sie online:
ZUGFeRD Veröffentlichungen (Registrierung erforderlich)
Die Übermittlung der E-Rechnung erfolgt per E-Mail.
Empfangsadresse für Rechnungen: Rechnungseingang@reyher.de
Wichtige Regeln zur Übermittlung:
- Pro E-Mail wird nur eine Rechnung als Anhang verarbeitet, unabhängig vom Format.
- E-Mails mit mehreren Anhängen können nicht verarbeitet werden. Hängen Sie pro E-Mail nur eine E-Rechnung in einem der genannten Formate an.
- Rechnungsanlagen müssen in die E-Rechnung eingebettet sein.
- Stellen Sie sicher, dass die E-Mail unverschlüsselt versendet wird.
- Senden Sie bitte keine relevanten Informationen als reinen Text in der E-Mail. Bei der Verarbeitung werden diese Inhalte nicht berücksichtigt. Relevante Hinweise sind in der Rechnungsdatei korrekt zu ergänzen.
- Bitte vermeiden Sie das mehrfache Senden einer Rechnung (Dubletten). Jede Rechnung ist einmalig zu übermitteln.
Haben Sie Rückfragen oder möchten einen Testbeleg übermitteln, wenden Sie sich bitte an: support.eingangsrechnung@reyher.de
Neben den Pflichtfeldern der EN 16931 benötigen wir für Bearbeitung und Zahlung folgende Angaben in der E-Rechnung:
| Standardfeld | BT-Feld | Business Group |
| REYHER Bestellnummer | BT-13 | |
| REYHER Bestellpositionsnummer | BT-132 | |
| REYHER Artikelnummer (Käufer) | BT-156 | |
| Artikelbezeichnung | BT-153 | |
| Artikelbeschreibung | BT-154 | |
| Lieferanten-Artikelnummer | BT-155 | |
| Verpackungsmaterial (als eigenständige, zusätzliche Position) | BG-25 |
Wichtig: Fehlen diese Standardfelder, ist eine automatisierte Verarbeitung nicht möglich. Nicht verarbeitbare Rechnungen werden unsererseits vorbehaltlich zur Korrektur abgelehnt.
Neben den Feldern der EN 16931 müssen folgende Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG im strukturierten XML-Teil Ihrer E-Rechnung enthalten sein, nicht nur in der PDF-Ansicht oder im E-Mail-Text:
| Angabe | Hinweis | Fundstelle (EN 16931) |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Eine der beiden Angaben ist ausreichend, vorzugsweise ist die USt-IdNr. anzugeben | BT-31 (USt-IdNr.) bzw. BT-32 (Steuernummer) |
| Leistungszeitraum bzw. Liefer-/Leistungsdatum | Beim Leistungszeitraum bitte Beginn und Ende angeben | BT-72 (Lieferdatum) bzw. BG-14 (Rechnungszeitraum, BT-73/BT-74) |
| Bankverbindung (IBAN) | Keine UStG-Pflichtangabe, für die Zahlung erforderlich | BG-16 / BG-17 (BT-84 IBAN) |
Hinweis: Fehlende oder nur im PDF-Teil angegebene Angaben führen zur Ablehnung der Rechnung.
Bitte übermitteln Sie Zu- und Abschläge in den dafür vorgesehenen Feldern:
| Bereich | BT-Felder | BG-Feld |
| Nachlässe auf Kopfebene | BT-92 bis BT-98 | BG-20 |
| Zuschläge auf Kopfebene | BT-99 bis BT-105 | BG-21 |
| Nachlässe auf Positionsebene | BT-136 bis BT-140 | BG-27 |
| Zuschläge auf Positionsebene | BT-141 bis BT-145 | BG-28 |
| Rabatt im Einzelpreis (Preisnachlass auf den Artikelpreis vor Abzug) | BT-147 |
Auch diese Belegarten senden Sie bitte als E-Rechnung im oben genannten Format:
- Gutschriften (inkl. Korrekturen)
- Stornorechnungen
- Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen
- Schlussrechnungen
Jeder Beleg muss eine eigene E-Rechnung mit eindeutiger Rechnungsnummer sein. Bezüge zur Originalrechnung und zur Bestellung gehören in die strukturierten Felder der Datei.
Eine Rechnung wird abgelehnt, wenn sie nicht als E-Rechnung in einem der akzeptierten Format vorliegt oder Pflichtangaben fehlen.
Sind die genannten Standard-Felder in den Rechnungen nicht enthalten, ist eine automatisierte Verarbeitung über unsere Systeme nicht möglich. Nicht verarbeitbare Rechnungen werden unsererseits vorbehaltlich zur Korrektur ebenfalls abgelehnt.
- Bis zum 31.12.2026 nehmen wir Rechnungen in bisheriger Form entgegen.
- Ab dem 01.01.2027 werden ausschließlich E-Rechnungen akzeptiert.
- Für nicht ausstellungspflichtige Lieferanten mit Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro wird die E-Rechnung entsprechend der gesetzlichen Vorgaben bevorzugt.
Bei Rückfragen erreichen Sie uns unter support.eingangsrechnung@reyher.de
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